Elastyczna organizacja pracy w kontekście pracy zdalnej

Spis treści:

1. Unijne wytyczne
2. Polska praca zdalna a elastyczna organizacja pracy
3. Odmowa uwzględnienia wniosku
4. Hybrydowa praca zdalna
5. Podsumowanie

Wprowadzanie nowych rozwiązań i instytucji prawnych jest konieczne, aby sprostać oczekiwaniom pracowników, którzy poszukują takich instrumentów organizacji pracy, oferowanych przez pracodawców, aby mogli w jeszcze bardziej komfortowy sposób łączyć życie zawodowe z życiem prywatnym. Stąd pojawienie się pracy zdalnej w kodeksie pracy ma tak duże znaczenie dla polskiego rynku pracy.

Polski ustawodawca ma obowiązek, który został na niego nałożony unijnymi dyrektywami, wprowadzenia w systemie prawa pracy wielu nowych rozwiązań prawnych. Ich wpływ na funkcjonowanie zakładu pracy, wykonywanie przez pracownika obowiązków służbowych, sposób realizacji zadań przez poszczególne komórki organizacyjne będzie w wielu sytuacjach bardzo istotny. Jednym z takich rozwiązań jest koncepcja elastycznej organizacji pracy, jaka pojawia się z powodu konieczności implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (DzUrz UE L 188 z 12.07.2019; dalej: dyrektywa w sprawie równowagi).

Obecnie ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw została uchwalona przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej i podpisana przez prezydenta 27 stycznia 2023 r. (tinyurl.com/legislacjasejmgov [dostęp: 06.02.2023]). Wprowadza względny obowiązek uwzględnienia przez pracodawcę wniosku o pracę zdalną złożony przez pracownika. Mając na uwadze, że praca zdalna jest traktowana przez unijne dyrektywy jako forma elastycznej organizacji pracy, istotne jest przyjrzenie się temu rozwiązaniu.

Unijne wytyczne

W motywie 10 preambuły dyrektywy w sprawie równowagi wskazano, że:

Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym wciąż jednak jest dużym wyzwaniem dla wielu rodziców i pracowników pełniących obowiązki opiekuńcze, w szczególności z uwagi na coraz większą powszechność wydłużonych godzin pracy oraz zmiennych rozkładów pracy, co ma negatywny wpływ na zatrudnienie kobiet. Znaczącym czynnikiem wpływającym na niedostateczną reprezentację kobiet na rynku pracy jest trudność w godzeniu obowiązków zawodowych i rodzinnych. Kobiety, które mają dzieci, zwykle poświęcają mniej godzin na pracę zarobkową, a więcej czasu na wypełnianie nieodpłatnych obowiązków opiekuńczych. Fakt posiadania chorego lub niesamodzielnego krewnego również okazuje się mieć negatywny wpływ na zatrudnienie kobiet i powoduje, że niektóre z nich zupełnie wycofują się z rynku pracy.

Dodatkowo w motywie 34 dyrektywy w sprawie równowagi pojawia się następujące założenie:

Aby zachęcić pracowników będących rodzicami i opiekunów do pozostania na rynku pracy, pracownikom tym należy dać możliwość dostosowania ich rozkładów pracy do osobistych potrzeb i preferencji. W tym celu i z myślą o potrzebach pracowników powinni oni mieć prawo do wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy w celu dostosowania swojej organizacji pracy, w tym – tam gdzie jest to możliwe – przez wykorzystanie pracy zdalnej, elastycznych rozkładów czasu pracy lub zmniejszenie wymiaru czasu pracy, tak aby umożliwić im sprawowanie opieki.

Prawodawca unijny w dyrektywie w sprawie równowagi wskazuje wprost na potrzebę wprowadzenia w systemach prawnych państw członkowskich tzw. elastycznej organizacji czasu pracy. Definiuje ją w art. 3 ust. 1 lit. f jako możliwość dostosowania przez pracownika jego organizacji pracy, w tym przez wykorzystanie pracy zdalnej, elastycznych rozkładów czasu pracy lub zmniejszenie wymiaru czasu pracy. Z punktu widzenia tej definicji jako formułę elastycznej organizacji pracy przewidziano stosowanie pracy zdalnej, elastycznych rozkładów czasu pracy czy wreszcie obniżenie wymiaru czasu pracy.

Przedstawione formy organizacji elastycznej organizacji nie są jedynymi, jakie mogą być zastosowane, i ustawodawca krajowy może wprowadzić dodatkowe rozwiązania uwzględniające ogólną koncepcję elastyczności pracy.

W art. 9 dyrektywy w sprawie równowagi zawarto wytyczne w zakresie elastycznej organizacji pracy, jakie powinny być przyjęte na poziomie krajowym. To rozwiązanie powinno być przeznaczone przede wszystkim dla pracowników posiadających dzieci w wieku co najmniej do 8 lat, a także opiekunów, aby mogli oni sprawować opiekę. Kolejnym dość istotnym założeniem jest to, że pracodawcy są zobowiązani do rozpatrzenia wniosku o elastyczną organizację pracy, udzielenia na niego odpowiedzi, a w przypadku odmowy jego uwzględnienia – do zajęcia stanowiska w tej sprawie. Pracownik ma mieć prawo do powrotu do poprzedniego modelu świadczenia pracy, a pracodawca ma obowiązek ten wniosek rozpatrzyć, aczkolwiek może to zrobić w sposób pozytywny lub negatywny. Dość interesujące jest rozwiązanie, które przewiduje, że prawo do wnioskowania o elastyczną pracę może zostać uzależnione od wcześniejszego okresu pracy lub stażu pracy, przy czym nie może on przekroczyć 6 miesięcy.

Polska praca zdalna a elastyczna organizacja pracy

Ideę łączenia pracy zdalnej z formułą elastycznej organizacji pracy w polskim prawie pracy wyraża się w art. 67¹⁹ § 6 i 7 ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw [1]. Jakkolwiek przedmiotowy przepis nie utożsamia pracy zdalnej w tym przypadku z elastyczną organizacją pracy w sposób bezpośredni, to jednak, zważywszy na brzmienie dyrektyw unijnych, taki charakter należy nadać przedmiotowej regulacji. Szczególne zwrócenie uwagi na tę regulację jest uzasadnione z powodu jego względnie wiążącego charakteru wobec pracodawcy, który w przypadku złożenia stosownego wniosku przez pracownika powinien nie tylko go przeprocedować, ale jeżeli zamierza go rozpatrzyć odmownie – powinien to uzasadnić. Przepis § 6 nakłada na pracodawcę obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o zastosowanie pracy zdalnej, jeżeli osoba wnioskująca spełnia następujące przymioty:

• pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 1329 ze zm.);
• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności okreś­lonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 1082 oraz z 2022 r., poz. 655 i 1079 ze zm.);
• pracownicy w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia [2];
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Regułą jest zatem obowiązek dotyczący powinności uwzględnienia wniosków o taką formułę pracy w postaci pracy zdalnej, jeżeli składają je wymienione wyżej osoby.

Praca zdalna, która byłaby wnioskowana przez osobę, która nie spełnia opisanych wymagań, nie jest objęta tą powinnością i pracodawca może stosunkowo swobodnie przyjąć lub odrzucić ten wniosek.

Należy zaakcentować, że pracodawca także nie może obligować pracownika o zastosowanie pracy zdalnej i powinna być ona, co do zasady, przedmiotem konsensusu obu stron stosunku pracy. Wyjątkiem utrzymania koncepcji jednostronnego polecenia pracy zdalnej są następujące przypadki:

• okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• okres, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika, cechującego się tymi szczególnymi przymiotami, nie ma jednak charakteru bezwzględnego, a pracodawca może uchylić się od wniosku sformułowanego przez pracownika w następujących przypadkach:

• organizacja pracy;
• rodzaj wykonywanej pracy.

W każdej sytuacji negatywnego rozpatrzenia wniosku pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika wraz z podaniem przyczyny tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Należy zaakcentować, że forma złożenia wniosku może przybrać postać pisemną lub elektroniczną.

Perspektywa działania pracodawcy oraz uprawnienia pracownika w zakresie wnioskowania o pracę zdalną jako formułę elastycznej organizacji pracy wymagają bliższej analizy zwłaszcza w płaszczyźnie możliwości odrzucenia takiego wniosku. Przyjmując, że prawodawstwo krajowe powinno uwzględniać ducha dyrektyw unijnych, należy odwołać się do założeń wspomnianej dyrektywy. Normy w niej zawarte wyraźnie wskazują, że obowiązek uwzględnienia wniosku o elastyczną organizację pracy – w tym pracy zdalnej – nie ma charakteru absolutnego.

Odmowa uwzględnienia wniosku

W preambule dyrektywy w sprawie równowagi wyrażono wprost okoliczności umożliwiające nieuwzględnienie wniosku pracownika, wskazując nawet odwołanie się do czasu trwania tej formy pracy, ale i środków i możliwości operacyjnych takiej organizacji pracy. Polskie przepisy podobnie zakładają zastosowanie jako podstawy do odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. Zastrzeżenie tego rodzaju należy ocenić pozytywnie, ponieważ nie w każdym przypadku może być możliwe uwzględnienie wniosku o pracę zdalną.

Pracodawca rozpatrujący wniosek pracownika, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 6 kp, powinien go uwzględnić i nie stanowi to wyłącznie jego dobrej woli. Z kolei odrzucenie powinno być rozpatrywane wyłącznie z płaszczyzny niemożliwości uwzględnienia wniosku pracowniczego. Jest to inna sytuacja niż przypadek, w którym wniosek składa pracownik nieodpowiadający wymogom art. 67¹⁹ § 6 kp, ponieważ w tym przypadku o uwzględnieniu wniosku decyduje pracodawca, kierując się wyłącznie swoją wolą, i jest tu nieograniczony decyzyjnie w płaszczyźnie prawnej.

Ograniczenie decyzyjne pracodawcy w płaszczyźnie prawnej pojawia się jednak w przypadku opisanym w art. 67¹⁹ § 6 kp, zgodnie z którym wniosek musi być uwzględniony, chyba że pracodawca swoje negatywne stanowisko uzasadni przesłankami organizacji pracy lub rodzajem wykonywanej pracy.

Rodzaj wykonywanej pracy

Przesłanka rodzaju wykonywanej pracy jako podstawy do odmowy uwzględnienia wniosku pracownika wydaje się być podstawowa. Niektóre obowiązki pracownicze nie mogą być realizowane w formie pracy zdalnej. Przykładem takich prac jest obsługa petentów, którzy zgłaszają się do urzędu, a ich obecność osobista jest niezbędna, np. odbierają dokumenty. Podobnie należy zapatrywać się na wykonywanie obowiązków przez pracowników ochrony, konserwatorów czy inne osoby, których praca powinna być wykonywana w sposób stacjonarny. Praca zdalna w przypadku takich osób nie jest możliwa do realizacji ze względu na przedmiot obowiązków, jakie zostały im powierzone, konieczność wykonania pracy w konkretnym miejscu, jakim jest urząd, sąd, prokuratura itd.

Organizacja pracy

Kolejną przesłanką, która może wykluczyć przyjęcie elastycznej organizacji pracy w formie pracy zdalnej, jest organizacja pracy. Wskazana przesłanka jest stosunkowo pojemna, albowiem organizacja pracy to aspekty odnoszące się do miejsca pracy, czasu pracy, poniekąd wykonywanych obowiązków, przyjętego sposobu zarządzania, stopnia skooperowania pracy z innymi osobami, wyposażenia pracowników w instrumenty i narzędzia pracy, potrzeby zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, ale i tajemnicy przedsiębiorstwa itd. Praktycznie nie sposób wyliczyć wszystkich składowych wpływających na proces, jakim jest organizacja pracy.

Tymczasem właśnie jedna z tych składowych lub kilka jednocześnie może wykluczyć możliwość organizacji elastycznej pracy w formie zdalnej. Pracodawca może odrzucić wniosek o pracę zdalną, argumentując to ochroną informacji niejawnych, do których dostęp ma pracownik i bez których świadczenie pracy nie jest możliwe. Podobnie może zdarzyć się w przypadku danych, które w ocenie pracodawcy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Dyskusyjną, ale możliwą kwestią przemawiającą za odmową może być organizacja pracy wykładowcy. Zajęcia prowadzone ze studentami w formule zdalnej są stosunkowo często oceniane niżej niż zajęcia prowadzone w formule stacjonarnej.

Hybrydowa praca zdalna

Przy rozpatrywaniu wniosku należy pamiętać, że praca zdalna może mieć jednak charakter hybrydowy. Nierzadko może okazać się, że część obowiązków może zostać wykonana wyłącznie w trybie stacjonarnym, tj. w siedzibie urzędu czy przedsiębiorstwa, ale pozostała część może być zrealizowana poza tym miejscem, np. w domu. Wówczas należy uznać, że pracodawca powinien przyjąć wniosek pracownika i wypracować wspólnie z nim model pracy hybrydowej, w którym część obowiązków jest realizowana stacjonarnie (np. przez 3 dni), a część zdalnie (np. przez 2). Sytuacje takie mogą mieć miejsce w przypadku pracowników prowadzących sprawy kadrowo-płacowe czy księgowość. Praca na oryginalnej dokumentacji osobowej, listach płac, fakturach czy innych dokumentach księgowych uzasadnia jej świadczenie w miejscu pracy, tj. w biurze. Opracowywanie analiz, prace koncepcyjne czy przygotowywanie sprawozdań, które są realizowane w domu, na służbowym komputerze zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych, uzasadniają przychylenie się do takiego wniosku.

Praca zdalna, opisana w przypadku art. 67¹⁹ § 6 kp, powinna być uwzględniana, jeżeli tylko pracodawca dysponuje takimi możliwościami. W przypadku ich braku, co powinno być logicznie wyjaśnione i przedstawione pracownikowi, pracodawca będzie zwolniony z obowiązku uwzględnienia wniosku o pracę zdalną.

Logiczność i spójność argumentów przekazanych pracownikowi w decyzji odmownej o uwzględnieniu wniosku w sprawie przyjęcia pracy zdalnej jako elastycznej formuły organizacji pracy powinna być wnikliwa i racjonalna.

Nie jest wykluczone, że pracownik wniesie pozew do sądu pracy z zarzutami dyskryminacyjnymi. Wówczas odmowne uzasadnienie wniosku będzie zweryfikowane przez sąd. Sytuacji pracodawcy, który rozpatruje wniosek, nie poprawia norma prawna wprowadzona w ustawie w art. 67¹⁹ § 6 kp, zgodnie z którym wniosek powinien być uwzględniony, jeżeli złoży go pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia. Dyrektywa w sprawie równowagi, która pracę zdalną traktuje jako formę elastycznej organizacji pracy, zakłada, że rozwiązanie to powinno być przeznaczone dla pracowników posiadających dzieci w wieku co najmniej do 8 lat [3].

Wydaje się, że rozwiązanie zawarte w art. 67¹⁹ § 6 kp jest niedoskonałe zarówno z perspektywy rozwiązań przyjętych w dyrektywie unijnej, jak i z punktu widzenia podjętych prac parlamentarnych, których celem jest wprowadzenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (DzUrz UE L 186 z 11.07.2019) oraz dyrektywy w sprawie równowagi. Praca zdalna powinna być bowiem, zgodnie z założeniami unijnymi, postrzegana jako forma elastycznej organizacji pracy. Powinna być zatem dostępna dla osób opiekujących się dziećmi co najmniej do 8. roku życia, a nie jak przewiduje art. 67¹⁹ § 6 kp do 4. roku życia. Rozwiązanie to należy uznać za niespójne systemowo i powodujące u pracodawców uzasadnione wątpliwości co do praktyki stosowania przepisów.

Podsumowanie

Przedstawione rozwiązanie jest poszukiwaniem kompromisu między możliwościami pracodawcy a potrzebami pracownika, któremu zależy na wykonywaniu pracy, ale ze względów rodzinnych oczekiwałby pewnej elastyczności ze strony pracodawcy. Formułowana koncepcja work-life balance będzie wymagała od obu stron stosunku pracy zupełnie innego podejścia do procesu organizacji i świadczenia pracy niż dotychczas przyjęty. Łączenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym, próba ich pogodzenia jest dość trudna.

Powszechną tendencją na rynku pracy jest oczekiwanie ze strony pracobiorców na przedstawianie im przez pracodawców coraz to nowych zachęt do świadczenia pracy, które kierunkują się właśnie na obszar pozamaterialny. Organizacja pracy określana mianem home office stosunkowo dawno temu pojawiła się jako proponowana przez pracodawców i oczekiwana przez pracowników. Przyczyniły się do tego przesłanki ekonomiczne i organizacyjne. Oszczędność czasu związana z ograniczeniem dojazdów, zmniejszenie kosztów towarzyszących przemieszczaniu się to największe pozytywy dla pracowników. Pracodawcy dzięki zastosowaniu pracy rotacyjnej zwalniają przestrzenie biurowe, co przyczynia się do ograniczenia kosztów najmu i modernizuje organizację pracy. Nie bez znaczenia są również trendy organizacyjne wśród pracowników, którzy wręcz oczekują elastyczności pracy w miejsce dotychczasowego paradygmatu fabrycznej koncepcji organizacji pracy.

 

Przypisy

1. Podpis prezydenta – 27 stycznia 2023 r.
2. Dość interesująca jest sytuacja, w której procedowana jest aktualnie inna ustawa zmieniająca kodeks pracy, która przewiduje, że wniosek o telepracę może złożyć pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia – druk nr 2932.
3. Zmiany wprowadzające elastyczną organizację pracy zakładają dodanie art. 1881 do kp następującej treści: „Art. 1881. § 1. Pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. § 2. Za elastyczną organizację pracy, o której mowa w § 1, uważa się telepracę, system czasu pracy, o którym mowa w art. 139, art. 143 i art. 144, rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 lub art. 142, oraz obniżenie wymiaru czasu pracy” – druk nr 2932 wpłynął do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej 11 stycznia 2023 r., tinyurl.com/projektzmianykp [dostęp: 06.02.2023].

---

Autor