Pracownik powinien uważać na to, co publikuje w sieci. Zwłaszcza z uwagi na to, że pracodawca dysponuje pewnymi narzędziami, które służą do przeciwdziałania naruszaniu jego dobrego imienia. Jednak czy w świetle przepisów rodo pracodawcy w ogóle mogą monitorować aktywność pracowników w sieci?

Dbałość o dobre imię i wizerunek pracodawcy, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa czy poszanowanie dóbr osobistych współpracowników to tylko kilka z podstawowych obowiązków pracowników wartych podkreślenia w kontekście ich aktywności w przestrzeni internetowej. Spoczywają one na pracownikach nie tylko w czasie pracy, ale i poza nim. Żadna ich aktywność – także ta w mediach społecznościowych – nie powinna prowadzić do naruszenia tych obowiązków.

Rodo a monitoring pracowników-internautów

Dopuszczalność monitoringu aktywności pracowników w social mediach na gruncie rodo nie jest jednak jednoznaczna. Mimo że w ocenie Prezesa UODO pracodawcy nie są upoważnieni do zbierania i przetwarzania danych pracowników publikowanych w mediach społecznościowych, to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 sierpnia 2022 r. (II SA/Wa 190/22), uchylający decyzję Prezesa UODO w tym zakresie, zdaje się stać w sprzeczności z tym stanowiskiem. W świetle przytoczonego wyroku można bowiem stwierdzić, że pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe pracowników jako informacje publikowane przez nich w mediach społecznościowych, jeśli wiąże się z wykonywaniem przez nich podstawowych obowiązków pracowniczych. W takim przypadku nie narusza to przepisów o ochronie danych osobowych.

Należy jednak pamiętać, że takie przetwarzanie danych osobowych pracowników powinno w każdym przypadku odbywać się zgodnie z rodo. W tym zakresie za podstawę działań pracodawców można uznać przede wszystkim prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f rodo), rozumiany głównie jako ochrona jego dobrego imienia i wizerunku.

W naszej ocenie weryfikowanie przez pracodawców aktywności podwładnych w mediach społecznościowych będzie tym bardziej uzasadnione, jeśli w organizacji zostanie wdrożona polityka korzystania z mediów społecznościowych. Pracownicy, mając wiedzę na temat przyjętych w firmie szczegółowych zasad aktywności w social mediach, będą bardziej zobowiązani do ostrożnego działania w sieci. W ten sposób pracodawcy unikną ewentualnych wątpliwości w tym zakresie.

Zakaz aktywności w mediach społecznościowych

Biorąc pod uwagę coraz częściej spotykane w przestrzeni internetowej negatywne opinie na temat pracodawców, jako potencjalne rozwiązanie można by uznać wprowadzenie zakazu jakiejkolwiek aktywności pracowników w social mediach. W świetle polskich przepisów takie rozwiązanie nie jest jednak dopuszczalne.

Pracodawca nie może odgórnie wprowadzić tego typu ograniczenia w organizacji.

Pracownicy mogą publikować swoje opinie w sieci, nie naruszając przy tym dobrego imienia pracodawców i swoich innych podstawowych obowiązków pracowniczych. W takich przypadkach pracodawcy nie tylko mogliby, ale wręcz powinni – zgodnie z obowiązującymi przepisami – reagować na aktywność pracowników godzącą w ich interesy.

Dotyczy to także prywatnej aktywności pracowników. W przypadku ingerowania przez pracodawców w aktywność pracowników realizowaną poza czasem pracy, podwładni mogą to kwestionować, powołując się na przysługujące im prawo do prywatności. Mimo że czasem może budzić to pewne wątpliwości, to w naszej ocenie ewentualne wyciąganie przez pracodawców konsekwencji określonych w przepisach może być uzasadnione. Zwłaszcza mając na uwadze, że na pracowniku również poza czasem pracy spoczywają obowiązki, także te dotyczące dbałości o dobre imię pracodawcy.

Anonimowość w sieci

Wbrew poglądom wielu osób, żaden autor wpisu w mediach społecznościowych nie może liczyć na pełną anonimowość. Istnieją bowiem narzędzia umożliwiające identyfikację takich osób. Pomocne może okazać się przede wszystkim ustalenie adresu IP w celu zidentyfikowania danych konkretnego użytkownika, zwłaszcza w ramach postępowania karnego. Może mieć to miejsce w przypadku przestępstwa określonego w art. 212 § 1 i 2 kodeksu karnego, tj. przestępstwa zniesławienia. Coraz częściej w ramach takich postępowań – toczących się na podstawie prywatnego aktu oskarżenia – dochodzi do żądania przez sąd wydania przez firmy z branży telekomunikacyjnej danych abonentów posługujących się określonymi urządzeniami o konkretnych adresach IP.

W tym kontekście warto jednak zaznaczyć, że istnieją wątpliwości odnoszące się do możliwości zakwalifikowania adresu IP jako danych osobowych. Część prawników wyraża pogląd, zgodnie z którym adres IP – przypisany do konkretnego urządzenia wykorzystywanego przez określoną osobę, a tym samym pozwalający na jej identyfikację – zalicza się do danych osobowych. Pogląd ten nie jest jednak w pełni akceptowany. Niekiedy wskazuje się, że nie istnieją podstawy do uznania adresu IP za dane osobowe w rozumieniu rodo.

Niezależnie jednak od ostatecznego stanowiska w tym zakresie, można z pewnością stwierdzić, że adresy IP czasami mogą okazać się istotnym narzędziem, przede wszystkim w przypadku postępowań karnych.

Granice dozwolonej krytyki

Pracownicy, którzy w mediach społecznościowych lub na innych forach internetowych wypowiadają się negatywnie o pracodawcach, często powołują się na prawo do dozwolonej krytyki pracodawcy. Zakres i granice takiego uprawnienia nie są jednak jednoznaczne. Dozwolona krytyka jest pojęciem subiektywnym, mieszczącym nieostry zakres zachowań. Takich granic można poszukiwać w obowiązujących przepisach, zwłaszcza w ramach praw i wolności określonych w Konstytucji RP. Co jednak ważne, nawet wówczas w dalszym ciągu brakuje ich wyraźnego dookreślenia.

Takie granice należy weryfikować w zderzeniu w szczególności z inną prawnie chronioną wartością, jaką jest dobre imię pracodawcy. Przypomnijmy, że jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest dbałość o dobre imię pracodawcy. Żadna krytyka wygłaszana przez pracowników nie może naruszać dobrego imienia pracodawcy. W przeciwnym razie jest niedopuszczalna i może skutkować różnego rodzaju konsekwencjami dla pracowników.

Ocena wagi naruszeń w sieci

Warto pamiętać, że nie każda publikacja w mediach społecznościowych będzie niosła za sobą taki sam ciężar naruszeń. Aby ocenić wagę naruszenia, warto wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• rodzaj i miejsce publikacji;
• krąg odbiorców;
• reakcje adresatów;
• stanowisko;
• rodzaj obowiązków pracownika-autora.

Konieczne jest oszacowanie rozmiaru potencjalnych szkód wywołanych przez taką publikację. Innego rodzaju ciężarem będzie obarczona opinia szkalująca pracodawcę zamieszczona przez osobę zajmującą wysokie stanowisko (np. dyrektorskie) na profilu w ramach serwisu LinkedIn z kilkoma tysiącami obserwatorów, a czym innym będzie komentarz pracownika na stanowisku magazyniera opublikowany w prywatnej grupie w serwisie Facebook, gromadzącej kilku lub kilkunastu pracowników danego zespołu.

Kluczowy może okazać się ewentualny wpływ takiej publikacji na współpracę pracodawcy z jego kontrahentami.

Nierzadko zdarza się, że posty uderzające w dobre imię pracodawcy trafiają do jego biznesowych partnerów czy klientów. To zaś w konsekwencji, oprócz kreowania negatywnego wizerunku pracodawcy wśród takich podmiotów, może prowadzić nawet do podjęcia przez nich decyzji o zakończeniu współpracy z danym pracodawcą. Może mieć to dla niego istotne negatywne skutki finansowe.

Ocena zachowań obecnych i byłych pracowników w social mediach będzie zależała od celu korzystania przez nich z prawa do wyrażania swoich opinii, w tym wyrażania krytyki wobec pracodawcy. Nie bez znaczenia będzie także rodzaj forum, w ramach którego publikują tego rodzaju posty. Jeżeli takie komentarze są zamieszczane na zamkniętych, specjalistycznych forach (np. forach osób zrzeszających czy wykonujących określone zawody) i są publikowane przedmiotowo, tj. nie uderzają bezpośrednio w pracodawcę, to taka krytyka będzie dopuszczalna. Odmiennie traktowane będzie jawne krytykowanie pracodawcy na otwartym forum publicznym, w przypadku obecnego pracownika łączące się zwłaszcza z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.

Kwalifikowanym rodzajem takiego naruszenia będzie instrumentalne wykorzystywanie tego typu publikacji jako narzędzia do wywierania presji na pracodawcy. Takie sytuacje będą nadużyciem prawa do krytyki, które nie może korzystać z ochrony.

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa?

Zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, jest jednym z podstawowych obowiązków pracowników. Na ten obowiązek warto spojrzeć pod kątem korzystania przez nich z social mediów, mając na uwadze, że w ramach tej aktywności może niewątpliwie dojść do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy.

Warto zauważyć, że do ujawnienia takiej tajemnicy może dojść nie tylko celowo, przez świadome opublikowanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, ale także nierzadko w przypadku, w którym pracownik-autor postu czy komentarza zupełnie niezamierzenie – przy okazji innej aktywności – ujawnił tego typu informację. Do takiej sytuacji może dojść, gdy pracownik nie posiada wystarczającej wiedzy na temat prawidłowych zasad dotyczących korzystania z social mediów.

Właściwa edukacja podwładnych w tym zakresie jest kluczowa.

Skutki naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika w mediach społecznościowych, co do zasady, nie różnią się od skutków naruszeń podstawowych obowiązków pracowniczych. W zależności od konkretnych okoliczności – związanych zwłaszcza z rozmiarem naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa – pracodawca może podjąć decyzję nie tylko o ewentualnych działaniach dyscyplinujących (jak rozmowa czy pismo o takim charakterze), ale o rozwiązaniu umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia (np. wskutek utraty zaufania do pracownika) lub bez zachowania okresu wypowiedzenia (w tzw. trybie dyscyplinarnym).

Prewencja kluczem do sukcesu

Coraz częściej pracodawcy decydują się na wdrożenie w swoich organizacjach regulaminów korzystania z mediów społecznościowych. Celem takich polityk jest ochrona interesów pracodawców, a jednocześnie zagwarantowanie prawidłowo rozumianej wolności wypowiedzi, nienaruszającej prywatności pracowników, łącznie z pośrednim kształtowaniem zasad współżycia społecznego w firmie.

Ogólny zarys tego typu procedury będzie tożsamy. W jego treści warto określić nie tylko definicję portali społecznościowych tak, aby pracownicy mieli jasność, do jakich platform pracodawca się odnosi, ale także informację, do kogo ma zastosowanie taka polityka. Pracodawca nie musi ograniczać jej wyłącznie do pracowników jako osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Może ona odnosić się do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia czy o świadczenie usług), a także do pracowników tymczasowych.

Tego typu polityka powinna definiować, jaki jest zakres niedopuszczalnych aktywności pracowników w sieci. Wśród nich można wskazać m.in.:

• zakaz wypowiadania się w sposób sugerujący wypowiedzi w imieniu pracodawcy;
• publikowanie czy udostępnianie treści obrażających pracodawcę;
• udostępnianie informacji poufnych dotyczących pracodawcy.

Prawidłowo skonstruowana procedura korzystania z mediów społecznościowych powinna szczegółowo określać zasady zgłaszania jej naruszeń i przeprowadzania postępowania wyjaśniającego.

Warto, aby odzwierciedlała charakter danego zespołu czy wykonywanej działalności. Rekomendowane jest, oprócz wdrożenia regulaminu, przeprowadzenie dla pracowników szkolenia na temat korzystania z social mediów. Budowanie świadomości wśród pracowników zarówno poprzez przyjęcie w organizacji takiej polityki, jak i prowadzenie tego typu szkoleń z pewnością wpłynie pozytywnie na sposób ich postępowania w sieci.

Szczególna rola w przeciwdziałaniu naruszeniom pracowników w sieci spoczywa na menedżerach, odpowiedzialnych za prawidłowe zarządzanie podwładnymi. Powinni oni nie tylko uczulać pracowników na to, że podejmowanie działań wymierzonych w pracodawcę jest niedopuszczalne i może skutkować naruszeniem ich podstawowych obowiązków pracowniczych, ale także podejmować działania, których celem jest zapobieganie publikowaniu postów wymierzonych w pracodawcę. Do takich działań zaliczamy:

• otwartą komunikację z pracownikami, w tym stworzenie przestrzeni na wyrażanie uzasadnionych wątpliwości bądź proponowanie rozwiązań służących usprawnieniu funkcjonowania organizacji;
• ogólną troskę o atmosferę w zespole, wyrażaną m.in. regularnie organizowanymi spotkaniami integracyjnymi.

Te działania powinny z kolei prowadzić do wypracowania wśród pracowników przekonania, że mogą przekazywać pracodawcy informację zwrotną i wyrażać swoje wątpliwości, mówić o problemach i oczekiwaniach – jeśli są należycie umotywowane i niewymierzone w pracodawcę – na określonych zasadach, w ramach zespołu.

W tym zakresie ważne jest systematyczne weryfikowanie przez pracodawcę, czy tego typu publikacje nie pojawiają się w sieci (zwłaszcza na portalach takich jak GoWork). Warto działać proaktywnie i podejmować działania zmierzające do usunięcia takich wpisów, m.in. poprzez wystąpienie do danego serwisu z żądaniem skasowania wskazanych postów bądź komentarzy.

Byli pracownicy a publikacje w sieci

Nie tylko obecni pracownicy publikują w social mediach posty mogące uderzać w dobre imię pracodawcy. Równie często (a czasami nawet częściej) tego typu publikacje są zamieszczane przez byłych pracowników. Zwłaszcza, jeśli rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło w nieprzyjaznej dla obu stron atmosferze. To przede wszystkich w takich sytuacjach byli pracownicy czują potrzebę opublikowania w sieci niepochlebnych opinii o poprzednich pracodawcach, nierzadko przedstawiając ich w złym świetle, bez względu na rzeczywisty przebieg ich współpracy i faktyczny obraz pracodawcy-spółki.

Autorzy tych wpisów mogą ponosić odpowiedzialność, np. z tytułu naruszenia dóbr osobistych lub w związku z popełnieniem przestępstwa zniesławienia.

W takich sytuacjach pracodawcy, oprócz skierowania do serwisów żądań usunięcia nieprawdziwych wpisów i komentarzy, powinni notarialnie zabezpieczyć takie materiały. Podobnie jak w przypadku analogicznych publikacji zamieszczanych przez obecnie zatrudnianych pracowników, może okazać się to przydatne pod kątem ewentualnych postępowań sądowych. Istotna będzie szybkość działania pracodawcy, tak aby zapobiec dalej idącym potencjalnym negatywnym konsekwencjom.

---

Autor

Julita Kołodziejska

aplikantka radcowska, prawniczka w kancelarii PCS | Littler