Obok urlopów wypoczynkowych czy związanych z rodzicielstwem pracownik ma prawo do dodatkowych dni wolnych wynikających ze ściśle określonych wydarzeń w jego życiu. Jest to tzw. urlop okolicznościowy. Zasady skorzystania z niego zostały ustalone w rozporządzeniu w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Urlopu okolicznościowego udziela się, gdy w życiu osobistym pracownika wystąpią określone zdarzenia, które zgodnie z przepisami uprawniają do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Takimi zdarzeniami są np. ślub pracownika, urodzenie się dziecka pracownika czy pogrzeb matki pracownika. Pozostałe okoliczności uprawniające do urlopu okolicznościowego zostały wymienione w § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy). Podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego jest oświadczenie pracownika oraz udokumentowanie faktu zaistnienia zdarzenia, np. pokazanie aktu ślubu.

Urlop okolicznościowy z tytułu ślubu pracownika udzielany jest w ścisłym związku przyczynowym z danym zdarzeniem. Oznacza to, że uprawnienie będzie przysługiwało wówczas, gdy w jego wyniku powstaną faktyczne skutki na gruncie prawa cywilnego.,

Zasady udzielania urlopu okolicznościowego

Ze względu na cel zwolnienia termin zwolnienia na ogół pokrywa się z terminem zdarzenia, jednak w niektórych sytuacjach dozwolone jest udzielenie zwolnienia w dniach poprzedzających lub następujących po określonym zdarzeniu, np. po ślubie w celu załatwienia przez pracownika spraw urzędowych lub po ślubie dziecka pracownika na powrót z uroczystości do miejsca zamieszkania. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że ślub wyznaniowy nie stanowi przesłanki udzielenia urlopu, o którym mowa w § 15 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy, ponieważ takie zdarzenie nie skutkuje zawarciem małżeństwa na gruncie prawa polskiego. Zatem przesłanką do skorzystania z uprawnienia urlopowego będzie ślub cywilny lub konkordatowy.

§ 15. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1. 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
2. 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W przypadku, gdy zdarzenie, które usprawiedliwiałoby nieobecność w pracy, miało miejsce w okresie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, nie przysługują dni wolne. Tak będzie np. wtedy, gdy pracownik bierze ślub w czasie urlopu wypoczynkowego.

Ważne jest to, że pracownikowi, który nie wykorzystał dni wolnych, nie przysługuje ekwiwalent z tego tytułu. Należy przyjąć, że w takiej sytuacji urlop okolicznościowy przepada.

Dokumentowanie urlopu okolicznościowego

Podstawą udzielania urlopów okolicznościowych jest pisemne oświadczenie pracownika skierowane do pracodawcy, w którym – powołując się na jedno ze zdarzeń określonych w § 15 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy – wnosi o udzielenie mu zwolnienia od pracy. Oprócz złożenia pisemnego wniosku pracownik powinien udowodnić fakt zaistnienia danego zdarzenia, z którego powodu udzielono mu zwolnienia od pracy.

Udokumentowanie zdarzeń wymienionych w rozporządzeniu w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy następuje za pomocą odpowiedniego dokumentu wydanego przez urząd stanu cywilnego, tj. aktu:

• urodzenia,
• małżeństwa,
• zgonu.

W praktyce otrzymanie przez pracownika dokumentu potwierdzającego wystąpienie określonego zdarzenia jest możliwe ze względów proceduralnych po pewnym czasie od tego zdarzenia. Z tego też powodu udzielanie pracownikom urlopów okolicznościowych powinno następować na podstawie pisemnych wniosków i oświadczeń, a dopiero w następnej kolejności okazania do wglądu pracodawcy np. aktu ślubu. Można jednak przyjąć, że w sytuacji nieprzedstawienia przez pracownika dokumentu potwierdzającego wystąpienie zdarzenia, z którego powodu skorzystał wcześniej ze zwolnienia od pracy, pracodawca może przyjąć, że pracownik nadużył jego zaufania, i w konsekwencji potraktować nieobecność w pracy w tym okresie jako nieusprawiedliwioną. Nieusprawiedliwienie przez pracownika nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie (wyrok SN z 14 grudnia 2000 r., I PKN 150/00).

Na ogół zwolnienie od pracy w celu wzięcia udziału w ślubie własnym lub dziecka, pogrzebie czy też w związku z urodzeniem dziecka udzielane jest pracownikowi na podstawie jego pisemnego wniosku złożonego pracodawcy.

Przepisy rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy nie zawierają uregulowań dotyczących dokumentowania urlopu okolicznościowego w razie zgonu członków rodziny czy narodzin dziecka pracownika zgodnie z rodo. Z tego względu pracodawcy udzielający pracownikom urlopów okolicznościowych powinni kierować się ogólnymi zasadami zawartymi w rodo. Pracodawca nie powinien żądać od pracownika złożenia do akt osobowych dokumentów zawierających szczegółowe dane osobowe swoich bliskich, ponieważ dane osobowe pozyskane w ten sposób nie są adekwatne do celów ich przechowywania i nie są niezbędne do skorzystania przez pracownika z urlopu okolicznościowego.

Niedopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych np. aktu urodzenia dziecka, pozyskanego w związku ze skorzystaniem przez pracownika z urlopu okolicznościowego.

Celowość zwolnienia od pracy

Podstawowym celem udzielania pracownikowi urlopu okolicznościowego jest umożliwienie mu uczestnictwa w ważnych uroczystościach rodzinnych oraz załatwienia formalności, które wiążą się z tymi zdarzeniami. Z tego też powodu zwolnienie z pracy z tego tytułu nie musi następować w dniu występowania tych zdarzeń, lecz także przed tymi zdarzeniami lub bezpośrednio po ich wystąpieniu. W każdym jednak przypadku udzielania pracownikom urlopów okolicznościowych powinna być zachowana rozsądna więź czasowa między zwolnieniem od pracy a zdarzeniem, z którego tytułu udzielono tego zwolnienia. W przeciwnym wypadku udzielanie pracownikom urlopów okolicznościowych byłoby sprzeczne z celem i istotą tego rodzaju zwolnienia od pracy.

W praktyce często pojawia się wątpliwość, w jakim terminie pracodawca ma obowiązek udzielić takiego zwolnienia. Zdarzają się bowiem sytuacje, w których pracownicy wnioskują o zwolnienie po pewnym czasie od zaistnienia okoliczności mogących uzasadniać zwolnienie. Przepisy rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy nie wskazują, w jakim terminie od daty tego wydarzenia należy udzielić pracownikowi stosownego zwolnienia, jednak należy przyjąć, że termin ten musi pozostawać w ścisłym związku z działaniami realizowanymi przez pracownika w danej sytuacji.

Zwolnienie z pracy z tytułu wyżej wskazanych okoliczności jest udzielane pracownikowi wyłącznie na jego wniosek. Zwolnienia obejmujące 2 dni pracownik może wykorzystać zarówno łącznie, jak i podzielić je na pojedyncze dni. Zwolnienia udzielane są na cały dzień pracy bez względu na liczbę godzin, jaką w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Przepisy nie wskazują, w jakim terminie od daty wydarzenia należy udzielić pracownikowi stosownego zwolnienia, aczkolwiek należy mieć na względzie, że termin ten musi pozostawać w ścisłym związku z danym wydarzeniem. Można zatem skorzystać z niego w innym terminie, z tym zastrzeżeniem, że będzie to pozostawało w związku przyczynowym i czasowym z danym wydarzeniem. Termin udzielenia tzw. urlopu okolicznościowego powinien odpowiadać zarówno celowi, jak i terminowi wydarzenia, z którym zwolnienie to ma związek. Ostateczną decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca. Sytuację tę obrazuje stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Pracodawca ponosi koszt zwolnienia od pracy w związku ze ślubem, z urodzeniem się dziecka, ze zgonem członka rodziny, ponieważ za ten czas wypłaca stosowne wynagrodzenie. Wyliczając wynagrodzenie, musi kierować się zasadą, że za czas zwolnienia od pracy należy się takie wynagrodzenie, jakie pracownik dostałby, gdyby w tym czasie pracował. W konsekwencji w wynagrodzeniu za urlop okolicznościowy uwzględnia się wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in.:

• jednorazowych i nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcia;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Wynika to z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

Składniki wynagrodzenia uwzględnione w podstawie do obliczenia niniejszego świadczenia można podzielić na składniki:

• w stałej stawce miesięcznej;
• zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc;
• zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc.

W pierwszym przypadku, tj. dotyczącym stawki zasadniczej, wlicza się ją do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop okolicznościowy w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania odpłatnego zwolnienia od pracy, czyli w przedstawionej sytuacji należnej w maju 2023 r. (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Z kolei składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc pomija się zarówno w stałej stawce, jak i ruchomej. Składniki te są wypłacane w przyjętym terminie wypłaty, nawet w sytuacji, w której przypadnie on podczas zwolnienia od pracy (§ 12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

W skład podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop okolicznościowy wlicza się składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, które są oczywiście pomniejszane za czas urlopu wypoczynkowego, np. dodatki miesięczne czy zmienne premie (§ 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Wątpliwości budzą wypłacane przez pracodawców premie uznaniowe. W literaturze często uznaje się, że nie przyjmuje się ich do tej podstawy wymiaru, ze względu na jednorazowy i nieperiodyczny charakter wypłat za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcia, i jako takie podlegają wyłączeniu na mocy § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego. Należy jednak zauważyć, że pracodawcy zwykle mylnie nazywają premią uznaniową wypłatę premii regulaminowej bądź innego składnika wynagrodzenia. Tymczasem o wliczaniu bądź niewliczaniu danego elementu płacowego nie decyduje jego nazwa, lecz cechy i charakter.

W wyroku Sądu Najwyższego z 6 września 2017 r. (I PK 261/16) czytamy:

W orzecznictwie od dawna wykształcił się dychotomiczny podział na premie regulaminowe i nagrody, tj. premie uznaniowe. Nagrodę definiuje się jako dobrowolne, uznaniowe świadczenie podmiotu zatrudniającego, niestanowiące części wynagrodzenia za pracę. (…) Premia regulaminowa powinna zaś zależeć od z góry określonych warunków lub wskaźników, które powinny być skonkretyzowane i zobiektywizowane.

Jednocześnie warto przytoczyć tezę wyroków SN z 5 grudnia 2016 r. (III PK 30/16) czy z 18 stycznia 2022 r. (III PSKP 52/21):

Świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych albo w umowie o pracę premią uznaniową, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy, w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 kp, jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.

W przypadku udzielania przez pracodawcę premii należy przyjrzeć się jej cechom i jeżeli na tej podstawie kwalifikuje się ona do składników wynagrodzenia, to trzeba uwzględnić ją w podstawie pensji za urlop okolicznościowy, a gdy do nagrody – należy ją pominąć.

Przyjmując, że w rozpatrywanej premii uznaniowej przeważają cechy świadczenia o charakterze wynagrodzeniowym, należy ją wliczyć do podstawy w kwocie wypłaconej w miesiącu, w którym przypadło zwolnienie od pracy (§ 5 rozporządzenia o obliczaniu wynagrodzeń w związku z § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego), podzielonej przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego ustalono podstawę wymiaru (tj. przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych) i pomnożonej przez liczbę godzin, którą pracownik przepracowałby w trakcie zwolnienia od pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy, gdyby nie korzystał ze zwolnienia od pracy (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Okoliczność rodzinna w trakcie urlopu wypoczynkowego

Celem instytucji urlopu okolicznościowego jest zapewnienie pracownikowi uczestnictwa w określonych wydarzeniach z jego życia osobistego. Wystąpienie w trakcie urlopu wypoczynkowego pracownika okoliczności stanowiącej przesłankę obowiązku zwolnienia pracownika od pracy nie zobowiązuje pracodawcy do udzielenia niewykorzystanej przez pracownika części urlopu w terminie późniejszym. Zatem pracownikowi nie przysługuje zwolnienie od pracy, czyli tzw. urlop okolicznościowy, ponieważ faktycznie nie świadczy on w tym okresie pracy.

W literaturze wskazuje się jednak, że w przypadku, gdy zdarzenie, które usprawiedliwiałoby nieobecność w pracy, miało miejsce w okresie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, dni wolne nie przysługują. Tak będzie np. wtedy, gdy pracownik bierze ślub w czasie urlopu wypoczynkowego. Ze stanowiskiem tym koresponduje treść art. 166 kp, w którym ustawodawca wyczerpująco wylicza okoliczności, których wystąpienie podczas trwania urlopu wypoczynkowego zobowiązuje pracodawcę do udzielenia niewykorzystanej przez pracownika części urlopu w terminie późniejszym. W przepisie tym wymieniono czasową niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy, oraz urlop macierzyński. Jednoznacznie podkreśla to wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 4 czerwca 2020 r. (sprawa C-588/18), w którym to TSUE stwierdził, że przyznanie urlopu okolicznościowego zależy od dwóch warunków:

1. urlop okolicznościowy przysługuje, jeżeli wystąpiło zdarzenie wskazane w przepisach krajowych, np. ślub pracownika;
2. w związku z tym zdarzeniem pracownik ma potrzebę lub obowiązek osobistego zaangażowania w czasie, który jest dla niego czasem pracy.

Według TSUE urlop okolicznościowy jest po to, żeby pracownik mógł opuścić pracę z ważnych powodów, bo fizycznie musi być gdzie indziej.

Urlop okolicznościowy jest nierozerwalnie związany z czasem pracy. Z tego względu zdarzenie takie jak ślub, który odbył się w trakcie urlopu wypoczynkowego pracownika, może pozbawić go prawa do dodatkowych dni wolnych, ponieważ urlop okolicznościowy jest udzielany po to, aby pracownik mógł wziąć udział w ważnym wydarzeniu rodzinnym. Jeżeli w czasie jego wystąpienia pracownik dysponuje już czasem wolnym ze względu na korzystanie z urlopu wypoczynkowego, który również stanowi swego rodzaju zwolnienie od pracy, to nie udziela się urlopu okolicznościowego. Pracodawca może go udzielić wyjątkowo, jeżeli wydarzenie, które uzasadnia udzielenie tego urlopu, ma miejsce pod koniec urlopu wypoczynkowego, co sprawiło, że pracownik nie zdążył załatwić wszystkich spraw formalnych wiążących się z tym zdarzeniem. Nie można wykluczyć takich sytuacji, np. w przypadku urodzenia się dziecka pracownika czy pogrzebu jego rodzica. Konieczność załatwienia wielu formalności prawdopodobnie nie zachodzi jednak w omawianej sytuacji.

---

Autor