Usprawiedliwianie nieobecności w pracy jako cecha stosunku pracy

Spis treści:

1. Konstrukcja stosunku pracy a obowiązek świadczenia pracy
2. Procedura i terminy wynikające z rozporządzenia z 1996 r. i ich interpretacja
3. Orzecznictwo SN o różnicy między „samowolą” pracownika a obiektywną niemożnością
4. Siła wyższa i urlop opiekuńczy jako nowe nieobecności w pracy
5. Pragmatyki służbowe – specyfika administracji publicznej
6. Regulamin pracy jako główne narzędzie do usprawnienia organizacji pracy w urzędzie
7. Podsumowanie

Kryterium podporządkowania pracowniczego jest usprawiedliwianie nieobecności w pracy. Jest to także jedna z podstawowych instytucji prawa pracy. Nie jest to tylko formalny wymóg biurokratyczny, lecz wyraz lojalności pracownika wobec podmiotu zatrudniającego i poszanowania organizacji pracy.

W codziennej praktyce wydziałów kadr i płac w jednostkach administracji publicznej – urzędach miast, organów centralnych i innych instytucji publicznych – problematyka absencji pracowniczych jest zagadnieniem powszechnym. Często jednak bywa sprowadzana wyłącznie do technicznego aspektu wprowadzania danych do systemów kadrowo-płacowych, weryfikacji elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) czy procesowania wniosków urlopowych. Tymczasem z perspektywy dogmatyki prawa pracy obowiązek usprawiedliwiania nieobecności posiada znacznie głębszy wymiar. Wykracza on poza kwestie czysto ewidencyjne i rachunkowe, stanowiąc nierozerwalną cechę stosunku pracy, ściśle powiązaną z konstrukcją pracowniczego podporządkowania.

Szczególnie w sektorze publicznym, gdzie pragmatyki służbowe nakładają na urzędników zaostrzone zasady w zakresie dyscypliny i etyki zawodowej, prawidłowe zarządzanie absencjami jest istotne.

Niezrozumienie mechanizmów prawnych stojących za obowiązkiem zawiadamiania o nieobecności rodzi istotne ryzyka dla pracodawcy publicznego, włączając w to przegrane procesy przed sądami pracy w przypadku wadliwego rozwiązania umowy o pracę.

Konstrukcja stosunku pracy a obowiązek świadczenia pracy

Zgodnie z art. 22 § 1 kp przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Powyższa definicja legalna konstytuuje podstawowe cechy stosunku pracy, do których doktryna zalicza m.in.: dobrowolność, osobisty charakter świadczenia, odpłatność, ryzyko podmiotu zatrudniającego oraz – co w kontekście rozważań niniejszego artykułu najistotniejsze – porządkowanie pracownicze (kierownictwo pracodawcy).

Zgodnie z ugruntowanym poglądem prezentowanym w doktrynie pracownicze podporządkowanie nie sprowadza się wyłącznie do obowiązku wykonywania bieżących poleceń przełożonego dotyczących samego procesu technologicznego bądź merytorycznego realizowanych zadań.

Obejmuje ono w równej mierze tzw. podporządkowanie organizacyjne. Polega ono na obowiązku pozostawania w dyspozycji pracodawcy w precyzyjnie wyznaczonym czasie i miejscu (art. 128 § 1 kp)  oraz na przestrzeganiu ustalonego u danego pracodawcy porządku i regulaminu (art. 100 § 2 pkt 2 kp).

Z tego organizacyjnego aspektu więzi pracowniczej wypływa bezpośrednio obowiązek stawiennictwa w pracy. Jeśli pracownik nie może tego obowiązku zrealizować, ustrój prawa pracy nakłada na niego ciężar niezwłocznego poinformowanie o tym fakcie podmiotu zatrudniającego. Z punktu widzenia prawa brak konieczności usprawiedliwienia absencji stanowiłby całkowite zaprzeczenie zasady podporządkowania. Wykonywanie pracy „dobrowolnie”, bez rygoru informowania pracodawcy o powodach braku gotowości do jej świadczenia cywilnoprawnym (np. umowie zlecenia). Nie bez znaczenia jest przecież obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy przejawiający się także w umożliwieniu pracodawcy zaplanowania zastępstw i ciągłości pracy, co bez rzetelnej informacji o absencjach jest niemożliwe.

Procedura i terminy wynikające z rozporządzenia z 1996 r. i ich interpretacja

Podstawowym aktem wykonawczym precyzującym omawianą materię jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Akt ten w § 1 konstruuje generalną zasadę – przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę.

Z punktu widzenia procedur kadrowych kluczowy jest § 2 rozporządzenia, który nakład na pracownika dwustopniowy obowiązek informacyjny, ściśle skorelowany z osią czasu:

1. Uprzedzenie o nieobecności (§ 2 ust. 1) – pracownik powinien uprzedzić o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli przyczyna ta jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (np. planowanym zabieg medyczny, konieczności opieki nad chorym członkiem rodziny, wezwanie do sądu).
2. Niezwłoczne zawiadomienie po fakcie (§ 2 ust. 2) – w razie zaistnienia zdarzeń nagłych pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż  w drugim dniu nieobecności.

Liczni przedstawiciele doktryny, a także judykatura rozróżniająca pojęcia obiektywnej przyczyny usprawiedliwiającej (np. fakt choroby) od samego obowiązku jej usprawiedliwienia w wyznaczonym terminie.

Oznacza to, że pracownik może posiadać obiektywne podstawy do nieobecności, ale poprzez zignorowanie obowiązku notyfikacyjnego narusza dyscyplinę pracy.

Pewne problemy budzi określenie „niezwłocznie, nie później niż  w drugim dniu”. SN w wyroku z 28 sierpnia 2024 r. (III PSKP 15/23) stanął na stanowisku, że pracownikowi, który nie usprawiedliwił nieobecności w pracy w terminie, lecz później dostarczył zaświadczenie lekarskie, nie można zasadnie zarzucić ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, uzasadniającego rozwiązanie umowy o pracy bez wypowiedzenia. Orzeczenie to tonuje niekiedy zbyt restrykcyjne zapędy służb HR do automatycznego wręczenia zwolnień dyscyplinarnych za spóźnienie się z telefonem do przełożonego, nakazując każdorazowo ocenę stanu świadomości i możliwości pracownika, np. nagła hospitalizacja uniemożliwiająca kontakt.

Orzecznictwo SN o różnicy między „samowolą” pracownika a obiektywną niemożnością

Analizując zagadnienie usprawiedliwiania nieobecności w kontekście odpowiedzialności pracowniczej, nie sposób pominąć bogatej judykatury Sądu Najwyższego, która precyzuje, kiedy absencja staje się podstawą do zastosowania najsurowszej sankcji – rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 kp, potocznie: zwolnienia dyscyplinarnego). Z perspektywy HR w sektorze publicznym ważne jest prawidłowe zakwalifikowanie zachowanie pracownika.

Należy w tym miejscu zdecydowanie podkreślić, że nie każda nieusprawiedliwiona na czas nieobecność jest równoznaczna z „ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych”. Jak słusznie zauważa się w judykaturze, do zastosowania art. 52 kp konieczne jest łączne spełnienie trzech przesłanek:

• bezprawności zachowania;
• znacznego stopnia winy (wina umyślna lub rażące niedbalstwo);
• zagrożenia istotnych interesów pracodawcy.

Instruktywna dla działów kadr przykładem z orzecznictwa, który bardzo dobrze obrazuje różnicę między samą nieobecnością a naruszeniem obowiązków, jest wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 2012 r. (I PK 74/11). Sąd w orzeczeniu wskazał, że nieobecność w pracy spowodowana tymczasowym aresztowaniem nie jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Sąd Najwyższy trafnie zauważam, że aresztowany pracownik nie stawia się z przyczyn całkowicie od siebie niezależnych (fizyczne odizolowanie, decyzja organów państwa) i nie ma wpływu na swoją absencję.

Brakuje tu zatem elementu winy (celowego porzucenia pracy).

Oczywiście nie oznacza to, że pracodawca musi czekać w nieskończoność. Ma do dyspozycji co prawda art. 66 § 1 kp  (wygaśnięcie umowy po 3 miesiącach aresztu), ale zwolnienie „dyscyplinarne” za nieusprawiedliwioną w tym czasie nieobecność będzie wadliwe prawnie.

Odmiennie Sąd Najwyższy traktuje sytuacje, w których pracownik świadomie ignoruje obowiązek podporządkowania, tzw. samowola pracownicza jest restrykcyjnie rozliczana. W wyroku z 14 grudnia 2000 r.  (I PKN 150/00) SN orzekł, że nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy pracownika, który z własnej woli i bez uzgodnienia z pracodawcą opuszcza miejsce pracy, uzasadnia rozwiązanie z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy.

Z kolei w kontekście popularnego wśród pracowników tzw. urlopu na żądanie (art. 167² kp) Sąd Najwyższy w istotnym dla tej instytucji wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) przesądził, że pracownik rozpocząć tego urlopu. Zgłoszenie wniosku nie uprawnia do automatycznego zaniechania pracy. Sąd wskazał, że:

rozpoczęcie urlopu „na żądanie” przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w  pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.

W tym przypadku usprawiedliwienie wymaga aktu woli (zgody) pracodawcy, a samo powiadomienie nie konwaliduje nieobecności.

Siła wyższa i urlop opiekuńczy jako nowe nieobecności w pracy

Wdrożenie dyrektyw unijnych, ze szczególnym uwzględnieniem dyrektywy work-life balance, wprowadziło w 2023 r. do kodeksu pracy całkowicie nowe instytucje, które dla wydziałów kadr i płac stanowią organizacyjne wyzwanie. Modyfikują one dotychczasowe zasady dotyczące usprawiedliwiania nieobecności.

Chodzi przede wszystkim o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej (art. 148¹ § 1 kp).

Ustawodawca dał pracownikowi prawo do zwolnienia od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Od 3 lat mamy do czynienia z nową,  autonomiczną na gruncie prawa pracy przesłanką usprawiedliwiającą nieobecność. Kluczowe dla służb kadrowych, pracodawca jest zobowiązany udzielić tego zwolnienia na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z niego. Jest to więc wyjątkowa sytuacja, w której wniosek złożony ex post (np. po spóźnieniu się rano, wynikającym z wypadku drogowego żony lub męża) legalizuje nieobecność ze skutkiem wstecznym, a pracodawca nie ma swobody oceny sytuacji (poza weryfikacją przesłanek formalnych).

Podobnie działa nowy urlop opiekuńczy (art. 173¹ kp) w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym w celu zapewnienia osobistej opieki nad członkiem rodziny. Różnica proceduralna polega jednak na tym, że wniosek o urlop opiekuńczy składa się w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie niekrótszym niż dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Z punktu widzenia HR są to w zasadzie nowe, bardzo specyficzne kody nieobecności, które wyłamują się z klasycznego reżimu rozporządzenia z 1996 r. i wymagają odrębnego ewidencjonowania w systemach płacowych (zwolnienie z powodu siły wyższej jest płatne 50%, podczas gdy urlop opiekuńczy jest całkowicie bezpłatny).

Pragmatyki służbowe – specyfika administracji publicznej

Działy kadr i płac urzędów miast, gmin marszałkowskich bądź organów centralnych podlegają nie tylko ogólnym regulacjom kodeksu pracy, ale muszą poruszać się w gąszczu tzw. pragmatyk służbowych, z których najistotniejsze to ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych i ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej.

W administracji publicznej podporządkowanie i obowiązek punktualności nabierają innego znaczenia.

Wynika to z faktu, że administracja działa w interesie publicznym, decydując o prawach i obowiązkach obywateli. Ciągłość działania organu (wymagana m.in procedurami kodeksu postępowania administracyjnego) nie może być zagrożona z powodu nieterminowści personelu.

W literaturze z zakresu prawa administracyjnego i urzędniczego zauważa się, że z pragmatyk tych wynika zasada prymatu administracji publicznej. Oprócz sankcji przewidzianych w art. 108 kp (kara upomnienia, nagany, kara pieniężna) członkowie korpusu służby cywilnej ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną przed specjalnymi komisjami dyscyplinarnymi. Nieusprawiedliwienie absencji stanowi nie tylko naruszenie porządku pracy, ale jest kwalifikowane jako „naruszenie obowiązków członka korpusu służby cywilnej”, co może skutkować na podstawie regulacji art. 114 ustawy o służbie cywilnej – karami od upomnienia, poprzez obniżenie wynagrodzenia zasadniczego, aż do najsurowszej sankcji, czyli wydalenia od służby cywilnej.

Z perspektywy pracownika HR w urzędzie konieczne jest zatem zachowanie dokładności w dokumentowaniu wszelkiego rodzaju spóźnień czy braku zawiadomień, ponieważ ta dokumentacji może stać się później ważnym materiałem dowodowym w postępowaniu przed komisją dyscyplinarną lub rzecznikiem dyscyplinarnym.

Regulamin pracy jako główne narzędzie do usprawnienia organizacji pracy w urzędzie

Rozporządzenie z 1996 r. ustala pewne minimum, określając, że w przypadku braku regulacji wewnątrzzakładowych pracownik powinien zawiadomić o absencji osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową.  Z punktu widzenia współczesnego zarządzania zadrami w dużym urzędzie taki wachlarz możliwości jest dalece niepraktyczny. Dlatego można pokusić się o stwierdzenie, że istotnym zadaniem działu HR jest prawidłowe skonstruowanie postanowień regulaminu pracy, który zgodnie z art. 104
§ 1 kp  ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki obu stron, w tym „przejęty u danego pracodawcy sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy”.

Aby uniknąć chaosu organizacyjnego i sporów na tle tego, czy dany SMS był skutecznym usprawiedliwieniem, warto zareklamować wdrożenie w jednostkach administracji publicznej następujących dobrych praktyk przy redagowaniu zapisów regulaminowych:

Określenie kanałów komunikacji
Zamiast ogólnikowego stwierdzenia „inny środek łączności” należy literalnie wyliczyć dopuszczalne formy zawiadomienia (np. e-mail służbowy na wskazany adres komórki organizacyjnej, SMS wysłany na numer służbowy bezpośredniego przełożonego). Warto zaznaczyć, że wiadomości wysyłane przez prywatne komunikatory typu WhatsApp czy Messenger na prywatne numery przełożonych są, z punktu widzenia bezpieczeństwa danych praktyką ryzykowną i nie powinny być oficjalnie sankcjonowane.

Przejrzyste ścieżki zgłaszania nieobecności
Jasne ustalenie, kogo pracownik ma obowiązek poinformować. Częstym błędem jest sytuacja, w której pracownik informuje tylko kolegę lub koleżankę z pokoju, a informacja nie dociera do dyrektora wydziału ani do kadr.

Regulamin powinien narzucać obowiązek zawiadomienia bezpośredniego przełożonego, na którym z kolei powinien spoczywać obowiązek natychmiastowej dyspozycji do systemu ewidencyjnego HR.

Katalog dowodów usprawiedliwiających
Systemu ZUS PUE (obecnie eZUS) w dużej mierze zautomatyzowały przekazywanie zaświadczenia e-ZLA. Niemniej w regulaminie warto wyszczególnić inne dowody, np. imienne wezwanie do sądu, prokuratury, zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa, wraz z obowiązkiem przekazania ich oryginałów bądź kopii do komórki kadrowej po powrocie do pracy.

Zasady postępowania w sytuacjach kryzysowych
Procedura działania na wypadek nagłych awarii systemów informatycznych w administracji bądź w przypadku zdarzeń losowych, w których z pracownikiem obiektywnie nie ma kontraktu. Wpisanie do regulaminy ścieżki kontaktowej tzw.  osób bliskich do powiadomienia w razie wypadku znacząco ułatwia weryfikację obiektywnych nieobecności.

Podsumowanie

Dla profesjonalistów z zakresu HR w sektorze administracji publicznej biegła znajomość opisanych mechanizmów to nie tylko gwarancja prawidłowo naliczonych wynagrodzeń, ale także a może przede wszystkim, podstawa do bezpiecznego prawnie i racjonalnego reagowania na sytuacje trudne, w tym zapobieganie nieuzasadnionemu wymierzaniu kar dyscyplinarnych tam, gdzie brakuje winy pracownika (jak w kazusie z tymczasowym aresztowaniem), przy jednoczesnym wyciąganiu konsekwencji wobec bezprawnych, świadomych zachować zatrudnionego. Dobre prawo wewnątrzzakładowe w postaci przemyślanego regulaminu pracy z dużym prawdopodobieństwem może stać się w tym procesie sprzymierzeńcem służb kadrowych.

---

Autor